Aquí vamos a hablar de algunas cosas a tener en cuenta al elegir un correo electrónico para su empresa.
Desde qué sistema de correo electrónico utilizar? es bueno que tenga características potenciales de colaboración, hasta obtener ayuda sobre lo que hay que hacer a la hora de configurar sus cuentas de correo electrónico.
9 puntos a considerar a la hora de elegir el correo electrónico para su negocio
- ¿Qué nombre de dominio se debe utilizar?
El registro de un nombre de dominio, también conocido como dirección web (por ejemplo,tunegocio.com) es la primera acción para conseguir una dirección de correo electrónico. Es importante elegir el nombre de dominio correcto ya que esto forma parte de su dirección de correo electrónico (por ejemplo, jose@tunegocio.com) y ésto es un aspecto importante de su identidad comercial global.
También tendrá que elegir una extensión de nombre de dominio como .com o .net. Muchas empresas optan por utilizar .com, ya que es la extensión de dominio más común, la más utilizado y reconocida en todo el mundo. Usar el nombre de la empresa suele ser una buena opción para un nombre de dominio, pero también una descripción de la actividad de su negocio también funciona bien (por ejemplo pasteleriaenmadrid.com).
- ¿Quién necesita direcciones de correo electrónico profesional?
Antes de tomar la decisión de qué dirección de correo electrónico elegir, vale la pena tomarse el tiempo para preguntarse para qué se va a utilizar. Esto incluye a pensar en cómo serán las direcciones de email que usarán las personas en su empresa y si quiere que sus emails sean identificativos personales de cada empleado. También es posible que quiera utilizar una dirección de correo electrónico como ventas@tunegocio.com en una bandeja de entrada que compartan varias personas, en lugar de crear mensajes de correo electrónico por separado para cada persona.
Pueden ser direcciones de correo electrónico definidas por función o departamento, en lugar de por el nombre de cada individuo. Incluso si usted es el único empleado, puede serle útil usar este método para filtrar los mensajes de correo electrónico. También es válido para que los clientes o proveedores siempre tengan un único punto de contacto, independientemente de quién responda el correo electrónico.
- En mejor utilizar un sistema de correo electrónico gratuito o de pago?
Una vez que se haya registrado su dominio, ahora hay elegir la forma de administrar las direcciones de correo electrónico. Una solución rápida y barata puede ser utilizar el email gratis proporcionado por la empresa que ha registrado su dominio o redirigir todos sus mensajes de correo electrónico hacia un servidor de correo electrónico gratuito como Gmail o Outlook. Pero si usted va más en serio, como alternativa puede contratar un servicio de correo electrónico específico de negocios, como Google Apps for Work.
Las dos primeras opciones le permitirá ponerse en marcha de forma rápida y barata, pero los servicios de pago ofrecen características adicionales como mayor almacenamiento, copias de seguridad, trabajo en colaboración y servicios de apoyo adicionales.
- ¿Qué aplicaciones de correo electrónico puede utilizar?
Hay tres tipos principales de aplicaciones que se pueden utilizar para acceder a su correo electrónico: escritorio, web y móvil. Es probable que desee utilizar una mezcla de los tres métodos de acceso. Las aplicaciones de escritorio, como Microsoft Outlook o del buzón de correos, por ejemplo, le permiten acceder al correo electrónico cuando estás delante del ordenador en la oficina. Las aplicaciones móviles, como, Microsoft Outlook Android / iOS o Android Gmail, por ejemplo, permiten un acceso sencillo cuando estás en movimiento y a las aplicaciones web como FastMail, Gmail o Microsoft Outlook se puede acceder desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Al hacer uso de cada una de estas aplicaciones para acceder al correo electrónico, tiene garantizado que su empresa sea verdaderamente móvil.
- ¿Necesita herramientas de colaboración?
El correo electrónico puede ser mucho más que una forma de enviar mensajes y archivos a los contactos, puede ayudar a mejorar la forma de trabajo haciéndola más colaborativa en toda la empresa.
Al seleccionar qué aplicación de correo electrónico es la adecuada para su empresa, hay que tener en cuenta funciones adicionales que puedan ayudar al negocio, tales como calendarios compartidos o libretas de direcciones, ya que pueden ser herramientas muy útiles para ayudarle a gestionar su negocio y colaborar con los demás.
- ¿Un servicio de correo electrónico fiable?
El correo electrónico es una función vital para su negocio por lo que sólo debe buscar su implementación por proveedores confiables, con amplia experiencia en el alojamiento de correo electrónico. Haga su investigación y encontrará un proveedor que haya estado funcionando con éxito desde hace varios años y esté bien considerada por la industria. Nosotros llevamos más de 16 en esta industria y tenemos amplia experiencia para determinar qué herramientas son las más adecuadas para la exigencia de su negocio. Otro factor que se debe buscar es comprobar si tienen un tiempo de actividad garantizado coherente (es decir, el tiempo que su servicio está disponible). Los servicios de pago por supuesto garantizan más tiempo de actividad y sobre todo un servicio de atención al cliente, si algo sale mal, puede hablar con alguien inmediatamente.
- ¿Sus datos están seguros?
Información periódica de seguridad y las copias de seguridad son esenciales para todas las empresas y lo mismo es para el correo electrónico. Si ha optado por un sistema de correo electrónico de clase empresarial, como Google Apps for Work, tiene unas características de seguridad y privacidad integradas. Con copias de seguridad periódicas, sus datos vitales se almacena de forma segura, por lo que si ocurre lo peor y el sistema deja de funcionar, usted no perderá su información.
- ¿Su servicio de correo electrónico está preparado para crecer con su negocio?
Es probable que el registro de su nombre de dominio y la configuración de su correo electrónico es sólo uno de los primeros pasos en el camino hacia éxito en su negocio. Asegúrese de que elige un sistema de correo electrónico que va a crecer con su negocio y va seguir siendo apto para este fin en los próximos años.
Con esto en mente, es importante tener en cuenta los límites de tamaño de almacenamiento de su buzón de correo. Puede que no necesite una gran cantidad al principio, pero que se agote el espacio podría ser muy incómodo y le puede costar mucho más a largo plazo.
- ¿Se ajustará a su presupuesto?
Al igual que con cualquier decisión en su negocio, el costo es un factor clave a considerar. Necesita asegurarse de encontrar un equilibrio entre conseguir las características que desea y mantenerse dentro de su presupuesto. Asegúrese de darse una vuelta por la red y comparar los diferentes servicios para confirmar que está recibiendo un buen precio.
En i4nm como Google Partner estamos preparados para implementar Google Apps for Work en su dominio, ofreciendole el mejor servicio de correo electrónico del mercado. Puede que encuentre servicios de correo electrónico más baratos, pero mirándolo bien, observando las características de seguridad, privacidad, almacenamiento, herramientas colaborativas y demás… se dará cuenta que es un servicio muy económico para todo lo que ofrece. Además la garantía de que una empresa como Google esté detrás es una tranquilidad enorme.
Ojo! Google ofrece un servicio de correo gratuito como gmail, pero gmail es un sistema de correo pensado para particulares, Google Apps for Work es una herramienta para las empresas que demandan otros nivel de personalización, otro nivel de almacenamiento, otro nivel de soporte y muchas más herramientas colaborativas.